Das Lexikon der Software für Betriebe und Unternehmen

Alle Standardsoftware, die für Unternehmen auf dem Markt existiert, lässt sich grob in wenige Kategorien und Schubladen packen.

Diese Liste lässt folgende Software-Kategorien bewusst aus:

  • Office-Software: Unternehmen, sowie Privatpersonen müssen öfters Dokumente erstellen. Die Methode mit Office-Software ist allerdings ein sehr manueller Prozess und sollte immer dort vermieden werden, wo man auf eine automatisierte Lösung ausweichen kann.
  • Branchensoftware: Lösungen für spezielle Branchen wie z.B. Reinigungsfirmen sind immer nützlich, besonders wenn innerhalb der Branche immer gleiche Abläufe herrschen. Gibt es eine Branchenlösung, die zu Ihnen passt, kaufen Sie sie.
  • Individualsoftware: Haben Sie spezielle Anforderungen, müssen Sie auch auf spezielle Software ausweichen – im Notfall direkt für Sie produziert.

Doch jetzt zu den Software-Gattungen:

CRM

Das CRM ist ein Werkzeug für den Vertrieb. Erfolg im Vertrieb bedeutet, den Marketing-Trichter (angeschriebene/angerufene Personen, tatsächliche Interessenten, geschriebene Angebote, Verkäufe) stets gefüllt zu halten. Es ermöglicht:

  • Eine Datenbank aller Kunden und Noch-Nicht-Kunden zu führen
  • Niemals Aufgaben wie Anrufe, Rückmeldungen oder Termine zu vergessen
  • Bestandskunden nach Kriterien zu filtern

Fortgeschrittene CRMs haben zusätzlich folgende Features:

  • Anbindung an die Telefonanlage: Es öffnet sich der Kundendatensatz des Anrufers
  • Einbindung der Kontaktformulare auf der Website
  • Verknüpfung mit anderen Geschäftsprozessen wie z.B. Angebots-Generierung, Rechnungen oder Bestellungen
  • Integration ins ERP

ERP

Das ERP verwaltet Ressourcen und Abläufe für produzierende Betriebe. Typische ERP-Funktionen sind:

  • Angebote, Rechnungen, Mahnwesen
  • Lagerverwaltung, Einkauf und Nachschub-Management
  • Bestellungen
  • Stücklisten, Konstruktionspläne, Kostenkalkulation
  • Controlling, Planung

ERPs sind sehr umfangreiche und komplexe Software-Systeme. Auf der einen Seite bauen die ERP-Hersteller jede mögliche Funktion in ihre Software ein, was viele Anwender überfordert. Auf der anderen Seite gibt es für jeden Betrieb Funktionen, die benötigt werden, aber nicht im ERP vorhanden sind.

Ein Ausweg aus der Misere ist das Customizing: Eine Basis-Version des ERP wird um selbst programmierte Module erweitert.

MES

MES sind Produktionsleitsysteme. Sie verknüpfen das ERP mit der Maschine, dem Förderband oder dem Barcode-Scanner. Das MES ist in der Lage, einen Auftrag aus dem ERP direkt an die Maschine zu schicken und damit Produktion zu automatisieren.

MES haben viel mit individueller Programmierung zu tun: Für jede neue Maschinen-Ansteuerung muss ein neues Modul programmiert werden, um die Maschinen miteinander zu verknüpfen. In Zukunft werden wir hier Vereinfachungen und Standardisierungen sehen: Standard-Komponenten wie Fließbänder oder Roboter-Arme (inzwischen von nur noch wenigen Herstellern weltweit) wird man nur noch zusammenklicken müssen, um die automatische Fabrik zu entwerfen.

DMS

Aktenschränke haben einen Nachteil: Sie sind schwer durchsuchbar. Ein DMS löst dieses Problem, denn Dokumente werden digital verwaltet. Einige Features sind:

  • Texterkennung von eingescannten Dateien
  • Markierungen der Dokumente, um die Wiederauffindbarkeit zu verbessern
  • Zugriffskontrolle

Ein DMS kann zum Beispiel fundamentales Werkzeug zur Umsetzung der ISO-9000-Richtlinie sein und löst das Problem, dass die Mitarbeiter jederzeit wissen müssen, wo ihre Handlungsanweisungen zu finden sind.

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